El Plan de Gestión de las Comunicaciones es un componente vital del plan para la dirección de proyectos, programas o portafolios. Según el PMBOK 6, este documento detalla cómo, cuándo y por quién se administrará y difundirá la información del proyecto. La comunicación efectiva es esencial para el éxito del proyecto, ya que garantiza que todas las partes interesadas estén informadas y comprometidas, y que el equipo de proyecto esté alineado y enfocado.
En primer lugar, el Plan de Gestión de las Comunicaciones establece los métodos y tecnologías que se utilizarán para comunicar la información del proyecto. Estos pueden incluir reuniones, informes, correos electrónicos, software de gestión de proyectos, intranets y redes sociales, entre otros. La elección de los métodos y tecnologías depende de factores como la naturaleza del proyecto, las preferencias de las partes interesadas y la disponibilidad de recursos.
Además, el plan define los momentos clave para la comunicación durante el ciclo de vida del proyecto. Estos pueden ser periódicos, como las reuniones semanales de equipo, o relacionados con eventos específicos, como la finalización de una etapa o la ocurrencia de un problema. El plan debe proporcionar un calendario de estas comunicaciones para garantizar que se realicen de manera oportuna.
Otro aspecto crucial del Plan de Gestión de las Comunicaciones es la identificación de los responsables de la comunicación. Estas pueden ser personas o roles, como el gerente de proyecto, el patrocinador, los miembros del equipo o los representantes de las partes interesadas. El plan también debe especificar las responsabilidades de estas personas en la comunicación, como preparar informes, conducir reuniones o responder a preguntas.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones también describe cómo se administrará la información del proyecto. Esto incluye procesos para recoger, almacenar, recuperar, compartir y eliminar información. La administración efectiva de la información es esencial para mantener la precisión, la confidencialidad y la accesibilidad de la información del proyecto.
Por último, el plan detalla cómo se difundirá la información del proyecto a las partes interesadas. Esto implica identificar las necesidades y preferencias de información de cada parte interesada, y planificar cómo satisfacerlas. El objetivo es garantizar que todas las partes interesadas estén bien informadas y comprometidas con el proyecto.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones es desarrollado por el gerente del proyecto, con la colaboración del equipo del proyecto y las partes interesadas. Este proceso se lleva a cabo durante la fase de planificación del proyecto, utilizando diversas herramientas y técnicas de gestión de la comunicación. El plan se utiliza a lo largo del proyecto para guiar la administración y difusión de la información del proyecto.
Consideremos un proyecto para la construcción de una nueva oficina. El proyecto tiene un cronograma de 18 meses y un equipo de proyecto que incluye al gerente de proyecto, arquitectos, ingenieros, constructores y varios contratistas. También hay múltiples partes interesadas, incluyendo la dirección de la empresa, los empleados, los inversores y las autoridades locales.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones para este proyecto podría incluir:
– Métodos y Tecnologías de Comunicación: Las reuniones de equipo se llevarán a cabo semanalmente utilizando una plataforma de videoconferencia. Los informes de progreso se compartirán a través de un sistema de gestión de proyectos en línea.
– Calendario de Comunicaciones: Las reuniones de equipo se realizarán todos los lunes a las 10 a.m. Los informes de progreso se enviarán cada viernes.
– Responsabilidades de Comunicación: El gerente de proyecto será responsable de conducir las reuniones de equipo y preparar los informes de progreso. Los miembros del equipo serán responsables de compartir la información de su área de trabajo.
– Administración de la Información: La información del proyecto se almacenará y compartirá a través del sistema de gestión de proyectos en línea. Este sistema garantizará la precisión, la confidencialidad y la accesibilidad de la información.
– Difusión de la Información: Las reuniones de equipo y los informes de progreso se compartirán con todas las partes interesadas. Se enviarán actualizaciones por correo electrónico a los inversores y a las autoridades locales.