El Grupo de Procesos de Planificación, tal como se define en la Guía PMBOK 6ta Edición, comprende los procesos necesarios para determinar el alcance del proyecto, perfeccionar los objetivos y trazar el curso de acción requerido para alcanzar las metas propuestas del proyecto. Este grupo de procesos es fundamental para establecer una visión clara y comprensible del proyecto y para proporcionar una hoja de ruta que guíe al equipo del proyecto.
El primer paso en el proceso de planificación es establecer el alcance del proyecto. El alcance del proyecto define qué se incluirá y qué no se incluirá en el proyecto, y proporciona una descripción detallada de los productos, servicios o resultados que el proyecto debe entregar. Determinar el alcance también requiere identificar y entender las necesidades y expectativas de los interesados, para asegurar que el proyecto pueda cumplir con estas expectativas.
El siguiente paso en el Grupo de Procesos de Planificación es refinar los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto proporcionan una clara descripción de lo que el proyecto aspira a lograr y sirven como una guía para todas las decisiones de planificación. Los objetivos del proyecto pueden abarcar una variedad de áreas, incluyendo calidad, alcance, costos, tiempo, recursos y riesgos.
El tercer paso en el Grupo de Procesos de Planificación es definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto. Esto implica desarrollar un plan detallado del proyecto que incluye las actividades que se deben realizar, los recursos que se necesitarán, los plazos que se deben cumplir y los riesgos que se deben gestionar. Este plan del proyecto sirve como la principal guía de referencia para la ejecución y el control del proyecto.
Además de estos tres pasos principales, el Grupo de Procesos de Planificación también incluye una serie de otros procesos que ayudan a garantizar una planificación eficaz. Estos incluyen la identificación y el análisis de los interesados, la gestión de las comunicaciones, la planificación de las adquisiciones y la gestión de los riesgos del proyecto.
En conjunto, estos procesos garantizan que se tiene una comprensión clara de lo que el proyecto aspira a lograr, y que se ha trazado un plan detallado y realista para llegar allí. La planificación eficaz es la base sobre la cual se construye el éxito del proyecto.
El Grupo de Procesos de Planificación es realizado por el equipo de gestión del proyecto, bajo la dirección del director de proyecto. Se lleva a cabo al inicio del proyecto, tras la fase de inicio y antes de la fase de ejecución. Se realiza mediante la recopilación y análisis de información, la identificación y definición de los requerimientos, y la elaboración de planes detallados, utilizando las herramientas y técnicas recomendadas por el PMBOK.
Un ejemplo detallado del Grupo de Procesos de Planificación podría ser la planificación de un nuevo producto en una empresa de tecnología. El alcance del proyecto podría ser desarrollar un nuevo software de gestión de proyectos. Los objetivos podrían incluir desarrollar un software fácil de usar, con funciones específicas para la gestión de proyectos ágiles, y tener el producto listo para el lanzamiento en un año. El curso de acción podría incluir una serie de sprints de desarrollo y pruebas, con revisiones periódicas y ajustes basados en el feedback de los usuarios.