La Hoja de Verificación, también conocida como Check Sheet en inglés, es una herramienta básica pero sumamente útil en la gestión de proyectos. Básicamente, esta es una plantilla pre-formateada que se utiliza para recopilar y organizar datos de una manera sistemática. Las hojas de verificación son una excelente manera de recolectar datos sobre la frecuencia o la ocurrencia de un evento, permitiendo de esta forma, una rápida recopilación de datos útiles para análisis posteriores.
El PMBOK 6, o la Guía de los Fundamentos para la Gestión de Proyectos, introduce la hoja de verificación como una herramienta fundamental en el proceso de Control de Calidad. Este documento puede ser personalizado y adaptado a las necesidades específicas de un proyecto, lo que permite una flexibilidad considerable en su uso.
Su diseño simple permite un registro rápido y fácil de datos, permitiendo a los equipos de proyecto realizar seguimiento de problemas, defectos, ocurrencias y otros datos pertinentes al proyecto en tiempo real. Esto ayuda a los gestores de proyectos a identificar tendencias, patrones y áreas problemáticas, lo que a su vez permite tomar decisiones informadas y proactivas.
Además, su formato sencillo y fácil de entender permite a todos los miembros del equipo comprender y utilizar la hoja de verificación eficientemente. Esto promueve un flujo de información constante y una comunicación efectiva dentro del equipo, lo que es vital para el éxito de cualquier proyecto.
Finalmente, las hojas de verificación, al ser una herramienta visual, pueden ayudar a los gestores de proyectos a presentar los datos recopilados de una manera fácil de entender para los stakeholders y otros miembros del equipo. Esto puede facilitar las discusiones sobre el estado del proyecto y ayudar a dirigir el foco hacia las áreas que necesitan atención.
La creación y el uso de la Hoja de Verificación generalmente recae en el equipo de control de calidad o en el gestor de proyectos. Se hace diseñando un formato que sea adecuado para la recopilación de los datos específicos que se necesitan para el proyecto. Por lo general, se utiliza durante la fase de ejecución del proyecto para realizar seguimiento de datos en tiempo real, aunque también puede ser útil durante la planificación para identificar y evaluar riesgos potenciales. Se realiza con el uso de herramientas de software de gestión de proyectos o incluso simplemente con una hoja de cálculo en Excel.
Vamos a tomar el ejemplo de un proyecto para la construcción de un puente. Para este proyecto, la Hoja de Verificación podría incluir los siguientes campos:
- Fecha: para registrar cuándo ocurrió el evento.
- Operario: para identificar quién estuvo involucrado.
- Tipo de tarea: para especificar la actividad realizada, como, por ejemplo, “inspección de seguridad”, “entrega de material”, etc.
- Resultado de la tarea: para registrar si la actividad fue completada satisfactoriamente o si se presentó algún problema.
- Observaciones: para cualquier nota o detalle adicional sobre la tarea.
Por lo tanto, una entrada en la hoja de verificación para nuestro proyecto de construcción de puentes podría ser: “15 de julio, 2023 – Juan Pérez – Inspección de seguridad – Completada sin incidentes – Se inspeccionó el área de construcción antes de comenzar el trabajo para el día”.
