El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control, tal como se describe en la Guía PMBOK 6ta Edición, se compone de los procesos necesarios para seguir, examinar y regular el progreso y el rendimiento de un proyecto. Este grupo de procesos es crítico en la gestión efectiva de proyectos, pues permite a los equipos mantener el control sobre el desempeño del proyecto y tomar decisiones informadas sobre cambios necesarios en el plan del proyecto.
El Monitoreo y Control se realiza a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Consta de múltiples actividades, incluyendo el seguimiento de las actividades del proyecto, la revisión del rendimiento y la medición del progreso con respecto al plan del proyecto. El objetivo es asegurar que el proyecto esté en el camino correcto y que se estén logrando los objetivos definidos.
Además de hacer seguimiento al progreso, este grupo de procesos también implica el análisis y la interpretación de los datos del proyecto. Los equipos de proyecto utilizan varias métricas y herramientas de análisis para evaluar el rendimiento del proyecto, incluyendo las tendencias del proyecto, las variaciones en el alcance, el costo y el tiempo, entre otros aspectos.
Este análisis es vital para identificar áreas en las que el plan de proyecto pueda requerir cambios. Los problemas, obstáculos o desviaciones del plan son identificados rápidamente para permitir la toma de acciones correctivas o preventivas. Esta capacidad de respuesta rápida puede ser crítica para el éxito del proyecto.
El último aspecto del Grupo de Procesos de Monitoreo y Control es la iniciación de los cambios correspondientes. Después de identificar un problema o una oportunidad de mejora, el equipo de proyecto inicia los cambios necesarios en el plan del proyecto. Esto puede incluir la reasignación de recursos, la modificación de las actividades del proyecto o la actualización de las metas y objetivos del proyecto.
En conjunto, estos procesos de seguimiento, análisis y control permiten a los equipos de proyecto mantener el control sobre el progreso y el desempeño del proyecto, y garantizar que se está trabajando de acuerdo con el plan del proyecto y que se están logrando los objetivos del proyecto.
El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control es llevado a cabo por el equipo de gestión del proyecto, liderado por el director de proyecto. Este grupo de procesos se realiza siguiendo las pautas y metodologías establecidas en la Guía PMBOK. Se realiza a lo largo de toda la duración del proyecto, desde su inicio hasta su cierre, utilizando diversas herramientas y técnicas para seguir, analizar, y controlar el progreso y el desempeño del proyecto.
Un ejemplo detallado del Grupo de Procesos de Monitoreo y Control puede ser la implementación de un sistema de software. Durante esta tarea, el equipo de proyecto sigue de cerca el progreso del desarrollo y la implementación del software. Esto puede implicar el seguimiento del tiempo dedicado al desarrollo del código, la cantidad de errores encontrados y corregidos, y la cantidad de características que se han implementado correctamente. Si durante este seguimiento, el equipo de proyecto descubre que la implementación se está retrasando o que la calidad del software no está a la altura, se inician acciones correctivas. Esto podría implicar una reasignación de recursos, la implementación de nuevas técnicas de desarrollo, o incluso un cambio en las especificaciones del software.