En la gestión de proyectos, el término “Factores Ambientales de la Empresa” (también conocido por sus siglas en inglés, EEF), se refiere a las condiciones que no están bajo el control directo del equipo de proyecto, pero que pueden influir, restringir o dirigir el proyecto, programa o portafolio. Los EEF son elementos fundamentales que todo gestor de proyectos debe tener en cuenta a la hora de planificar y ejecutar un proyecto.
Estos factores pueden ser internos o externos a la organización. Los factores internos incluyen la cultura organizacional, la estructura organizacional, las políticas internas, entre otros. Por otro lado, los factores externos pueden ser la economía, las leyes y regulaciones, la competencia del mercado, entre otros aspectos. Todos estos factores pueden afectar de manera significativa el desarrollo de un proyecto.
El PMBOK 6, que es la guía de buenas prácticas en la gestión de proyectos del PMI, destaca la importancia de los EEF al indicar que su identificación y análisis deberían ser partes integrales del inicio de cualquier proyecto. Los EEF pueden tener un efecto positivo o negativo en el proyecto dependiendo de su naturaleza.
El gestor del proyecto no tiene control sobre estos factores, pero sí tiene la responsabilidad de identificarlos y gestionar sus posibles impactos en el proyecto. Esto se hace mediante el análisis de los factores y la preparación de planes de contingencia para minimizar cualquier efecto negativo.
A pesar de que los EEF son elementos a los que el gestor de proyectos no puede controlar directamente, tenerlos en cuenta puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto. Por lo tanto, la identificación y análisis de estos factores es una habilidad crítica que todo gestor de proyectos debe poseer.
El gestor de proyectos es quien se encarga de identificar y analizar los Factores Ambientales de la Empresa (EEF). Esto se hace principalmente durante la fase de inicio y planificación del proyecto, aunque también se debe hacer seguimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los EEF se identifican a través de un análisis del entorno interno y externo de la organización, y esto se hace mediante la recopilación de datos y el uso de herramientas de análisis como el análisis PESTEL (Político, Económico, Social, Tecnológico, Ambiental, Legal), el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), entre otros.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- En el caso de un proyecto de construcción, un EEF puede ser las regulaciones de construcción locales, las cuales el equipo de proyecto no puede controlar, pero debe cumplir.
- En un proyecto de desarrollo de software, la cultura organizacional de la empresa puede ser un EEF, ya que puede influir en cómo se trabaja en el proyecto y qué metodologías se pueden utilizar.
- Un proyecto de expansión de negocio en un nuevo mercado puede estar sujeto a EEF como la situación económica del país o la competencia en el nuevo mercado.
- Las políticas internas de una empresa, como las políticas de compras o contratación, pueden ser EEF en un proyecto de mejora de procesos internos.
- En un proyecto de investigación y desarrollo, los avances tecnológicos en la industria pueden ser un EEF, ya que pueden influir en la dirección del proyecto.