El Grupo de Procesos de Cierre, también conocido como Closing Process Group en inglés, se refiere a un conjunto de acciones específicas que se llevan a cabo para terminar formalmente un proyecto, una fase de este o un contrato. De acuerdo con el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), sexta edición, estos procesos son fundamentales para concluir de manera eficiente todas las tareas del proyecto y garantizar que se han cumplido los objetivos.
Estos procesos tienen múltiples objetivos. Por un lado, buscan asegurar que todos los entregables del proyecto se han completado y entregado de acuerdo con los estándares de calidad acordados. Por otro lado, también buscan formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente o el patrocinador del proyecto, proporcionando un cierre efectivo y claro a todas las partes involucradas.
Además, los Procesos de Cierre también comprenden la documentación y la comunicación de los resultados del proyecto. Esto puede incluir la realización de una revisión de post-mortem o un análisis de lecciones aprendidas, en el cual se evalúa qué aspectos del proyecto fueron exitosos y cuáles podrían mejorarse en futuros proyectos.
Por último, pero no menos importante, estos procesos también incluyen el cierre de todas las cuentas del proyecto, la liberación de los recursos utilizados durante el proyecto y la conclusión formal de todos los contratos asociados con el proyecto. En esencia, el Grupo de Procesos de Cierre asegura que todos los aspectos del proyecto se cierren de manera ordenada y sistemática.
En resumen, el Grupo de Procesos de Cierre es esencial para concluir un proyecto de manera ordenada, asegurar la satisfacción del cliente y recoger información valiosa que pueda utilizarse para mejorar los futuros proyectos. Es un componente clave en la metodología de gestión de proyectos establecida por el PMBOK.
El Grupo de Procesos de Cierre es ejecutado por el gerente de proyecto, aunque puede involucrar a todo el equipo del proyecto, dependiendo del alcance y la complejidad del proyecto. Se lleva a cabo al final del ciclo de vida del proyecto, una vez que se han completado todos los entregables y se ha cumplido el alcance del proyecto. Se realiza mediante una serie de actividades que incluyen la verificación y aceptación de los entregables, la documentación de las lecciones aprendidas, la liberación de los recursos y el cierre de las cuentas del proyecto.
Por ejemplo, supongamos que el equipo de proyecto ha estado trabajando en el desarrollo de una nueva aplicación móvil. Una vez que la aplicación se ha desarrollado y probado por completo, el gerente de proyecto comienza el Grupo de Procesos de Cierre. Primero, verifica que todas las funciones de la aplicación se hayan desarrollado de acuerdo con los estándares de calidad y con las especificaciones establecidas al inicio del proyecto. Luego, presenta la aplicación terminada al cliente para su revisión y aceptación. Después de que el cliente ha aceptado formalmente la aplicación, el gerente de proyecto realiza una revisión de post-mortem con el equipo de proyecto, para identificar qué cosas se hicieron bien durante el proyecto y qué cosas podrían mejorarse en el futuro. Finalmente, el gerente de proyecto cierra las cuentas del proyecto, libera a los miembros del equipo para que trabajen en otros proyectos y termina formalmente todos los contratos asociados con el desarrollo de la aplicación.