El término “Elaboración Progresiva” o “Progressive Elaboration” es un proceso iterativo esencial en la gestión de proyectos. Se refiere al aumento incremental del nivel de detalle de un plan para la dirección del proyecto, a medida que se cuenta con mayor cantidad de información y con estimaciones más precisas. Esto significa que, a medida que el proyecto avanza y se recopila más información, el plan del proyecto se refina y se detalla más.
La naturaleza de muchos proyectos es tal que no todas las variables o circunstancias se conocen desde el principio. Conforme avanza el proyecto, se descubren nuevos detalles y se adquiere una mejor comprensión de los aspectos del proyecto. La elaboración progresiva reconoce esta realidad y permite que el plan del proyecto se desarrolle y evolucione a lo largo del tiempo. En otras palabras, permite que el plan del proyecto “evolucione” en lugar de ser estático.
La elaboración progresiva puede aplicarse a muchas partes de un plan de proyecto, desde el alcance hasta el cronograma, los costos y los riesgos. Por ejemplo, al principio del proyecto, podríamos tener un alto nivel de entendimiento sobre qué se va a producir (alcance), pero a medida que avanzamos, este alcance se vuelve más detallado y específico.
No obstante, es importante destacar que la elaboración progresiva no significa que el plan de proyecto carece de estructura o es vago al principio. En realidad, los planes iniciales deben ser tan completos y precisos como sea posible con la información disponible. A medida que se obtiene más información, se utilizan estos datos para refinar y mejorar el plan.
La aplicación efectiva de la elaboración progresiva requiere una planificación y seguimiento cuidadosos, así como una comunicación constante y abierta entre los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas. El objetivo es aprovechar la nueva información y las circunstancias cambiantes para mejorar el plan del proyecto, asegurando que sea lo más preciso y útil posible.
En resumen, la elaboración progresiva es una estrategia de planificación dinámica que reconoce y aprovecha la naturaleza cambiante de los proyectos. Al permitir que los planes se desarrollen y se detallen a lo largo del tiempo, se puede mejorar la precisión, la eficiencia y la eficacia del plan de dirección del proyecto.
La elaboración progresiva es llevada a cabo por el director del proyecto y su equipo. Este proceso se hace por medio de reuniones de revisión, informes de avance y otros métodos de recopilación de datos, los cuales proporcionan la nueva información que se utiliza para detallar y refinar el plan del proyecto. Este proceso se realiza a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, no sólo durante la fase de planificación. Con respecto a las herramientas, se utilizan diversos softwares de gestión de proyectos, además de técnicas y métodos de planificación, para llevar a cabo la elaboración progresiva.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante un proyecto de desarrollo de software, inicialmente se podría tener un entendimiento general del producto final. A medida que se desarrolla, el plan se vuelve más detallado, con características y funciones específicas.
- En la construcción de un edificio, el plan inicial puede especificar la cantidad de pisos. A medida que se avanza, se detallarán aspectos como el diseño interior de cada piso, la ubicación de las ventanas, etc.
- Durante un proyecto de investigación, la hipótesis inicial podría refinarse a medida que se recopilan y analizan los datos.
- En un proyecto de marketing, la estrategia inicial de segmentación del mercado puede refinarse a medida que se obtiene más información sobre el comportamiento del consumidor.
- En un proyecto de implementación de software, el plan inicial puede indicar simplemente que se implementará un nuevo software. A medida que avanza el proyecto, se detallarán aspectos como el diseño del sistema, la migración de datos y la formación del personal.