La Dependencia Externa o External Dependency en inglés, es un componente crucial en la gestión de proyectos según el PMBOK 6. Esta relación única se establece entre las actividades internas del proyecto y aquellas que están fuera del alcance directo del proyecto pero que, no obstante, pueden influir en su resultado final. Para comprenderla mejor, se debe entender que un proyecto no existe en un vacío, sino que interactúa continuamente con su entorno y con otras entidades que pueden o no ser parte de la organización.
El PMBOK 6 enfatiza que las dependencias externas pueden ser muchas y variadas. Por ejemplo, una empresa puede tener dependencias externas con proveedores, autoridades regulatorias, grupos de interés o incluso factores ambientales. Estos vínculos externos pueden afectar el cronograma, los costos, la calidad y otros aspectos del proyecto.
Además, es importante considerar que estas dependencias no siempre son controlables. Mientras que las dependencias internas, las cuales existen entre las actividades dentro del propio proyecto, pueden ser gestionadas directamente por el equipo de proyecto, las dependencias externas suelen estar fuera del control directo del equipo. Por lo tanto, estos factores externos deben ser cuidadosamente monitoreados y gestionados para evitar impactos negativos en el proyecto.
El reconocimiento y la gestión adecuada de las dependencias externas pueden ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Si se gestionan eficazmente, estas dependencias pueden proporcionar oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir costos o mejorar la calidad del proyecto. Sin embargo, si se ignoran o se gestionan incorrectamente, pueden conducir a retrasos, sobrecostos o incluso al fracaso del proyecto.
En última instancia, la gestión de las dependencias externas trata de equilibrar los riesgos y las oportunidades. Esto implica identificar y evaluar todas las dependencias potenciales, monitorear continuamente su estado y tomar medidas proactivas para gestionar cualquier cambio o incertidumbre.
La gestión de las dependencias externas es una responsabilidad del equipo de gestión de proyectos, específicamente del director de proyecto, aunque todos los miembros del equipo deben estar conscientes de estas y reportar cualquier cambio potencial. Se realiza a través de una combinación de herramientas de planificación, seguimiento y gestión de riesgos, y se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Las dependencias se identifican durante la fase de planificación, se monitorean durante la ejecución y se cierran durante la fase de cierre. Para llevar a cabo este proceso, se utilizan varias herramientas y técnicas, incluyendo el análisis de redes, software de gestión de proyectos y técnicas de gestión de riesgos.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Un proyecto de construcción puede tener una dependencia externa con el proveedor de cemento.
- Un proyecto de desarrollo de software puede tener una dependencia externa con una entidad reguladora que debe aprobar el producto final.
- Un proyecto de implementación de una red de telecomunicaciones puede tener una dependencia externa con las condiciones climáticas para la instalación de equipos en lugares abiertos.
- Un proyecto de desarrollo de un nuevo medicamento puede tener una dependencia externa con la aprobación de las autoridades sanitarias.
- Un proyecto de expansión de una cadena de restaurantes puede tener una dependencia externa con la economía local del lugar donde se abrirán nuevos locales.