El control de cambios es un proceso crucial en la gestión de proyectos, ya que, permite manejar de manera eficaz cualquier alteración que se presente durante la ejecución de un proyecto. Según el PMBOK 6, este proceso implica identificar, documentar, aprobar o rechazar cambios en documentos, entregables o líneas base asociadas con el proyecto.
Una vez que el plan del proyecto se ha finalizado y ha sido aprobado por todas las partes interesadas, se establece como línea base del proyecto. Cualquier cambio en este plan se considera un cambio en el proyecto y debe pasar por el proceso de control de cambios. Este proceso garantiza que todos los cambios se evalúen en términos de su impacto en el costo, el tiempo, el alcance y la calidad del proyecto.
El proceso de control de cambios comienza con la identificación del cambio. Esto puede surgir a partir de una idea para mejorar el proyecto, un error que necesita ser corregido, o una actualización necesaria debido a un cambio en el entorno del proyecto.
Una vez identificado el cambio, se documenta en una solicitud de cambio formal que detalla qué se quiere cambiar, por qué es necesario el cambio, y cómo afectará al proyecto. Esta solicitud de cambio se somete entonces a un comité de control de cambios, que decidirá si se aprueba o se rechaza.
Si se aprueba la solicitud de cambio, se actualizan los planes y documentos del proyecto, y el equipo del proyecto debe trabajar de acuerdo con el nuevo plan. Si se rechaza la solicitud de cambio, el proyecto continúa según el plan original.
En resumen, el control de cambios es un elemento vital de la gestión de proyectos que garantiza que cualquier cambio se gestione de manera sistemática y controlada, lo que reduce el riesgo de desviaciones no planificadas y asegura que el proyecto se mantenga alineado con sus objetivos originales.
El control de cambios es una responsabilidad crucial que recae en el equipo de gestión de proyectos, con decisiones a menudo tomadas por un comité de control de cambios. Este proceso implica la identificación, documentación y evaluación de cualquier cambio propuesto, seguido de la decisión de aprobar o rechazar el cambio. Esta tarea es una constante durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Para implementar el control de cambios, se utilizan herramientas de gestión de proyectos y se siguen procesos de control de cambios formalmente definidos.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Durante un proyecto de desarrollo de software, se identifica un error en el código. Se presenta una solicitud de cambio para corregir este error, que se aprueba y se implementa, mejorando la calidad del software.
- En un proyecto de construcción, se identifica un material más eficiente que el planeado originalmente. Se presenta una solicitud de cambio para utilizar este nuevo material, y se aprueba tras determinar que ahorrará costos y tiempo.
- Durante un proyecto de marketing, se identifica una oportunidad para una campaña promocional adicional. Se presenta una solicitud de cambio para incluir esta nueva campaña, y se aprueba tras determinar que incrementará la visibilidad y el alcance del producto.