El término Artefacto, también conocido como Artifact en inglés, se usa ampliamente en la gestión de proyectos. Según la última edición del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la versión 7, un artefacto es cualquier plantilla, documento, salida o entregable que se produce o se utiliza durante el curso de un proyecto.
Los artefactos son una parte esencial del proceso de gestión de proyectos, ya que ayudan a los equipos de proyecto a organizar, rastrear y comunicar información importante. Esto puede incluir desde documentos de planificación detallados, como un cronograma del proyecto o un plan de gestión de riesgos, hasta los entregables físicos que se producen como resultado del proyecto, como un producto, un informe final o una nueva infraestructura.
Es importante tener en cuenta que los artefactos pueden tomar muchas formas y varían ampliamente en contenido y formato, dependiendo de la naturaleza del proyecto y las prácticas y normas de la organización. Algunos proyectos pueden producir una amplia gama de artefactos, mientras que otros pueden tener solo unos pocos. Lo importante es que cada artefacto debe tener un propósito claro y contribuir al logro de los objetivos del proyecto.
Los artefactos pueden servir a varios propósitos en la gestión de proyectos. Por ejemplo, pueden ayudar a establecer expectativas claras y garantizar que todos los miembros del equipo estén en la misma página con respecto a los objetivos, los plazos y las responsabilidades del proyecto. También pueden proporcionar un registro tangible de las decisiones tomadas y las acciones realizadas, lo que puede ser útil para la revisión y la mejora continua.
Además, los artefactos juegan un papel crucial en la comunicación y el intercambio de información tanto dentro del equipo del proyecto como con las partes interesadas externas. Los informes de estado del proyecto, las actas de las reuniones y los documentos de requisitos son solo algunos ejemplos de artefactos que pueden facilitar la colaboración y el entendimiento mutuo.
En conclusión, los artefactos son una parte integral de la gestión de proyectos. Proporcionan una estructura y un registro que puede ayudar a los equipos de proyectos a trabajar de manera más eficaz y eficiente, a comunicarse mejor y a garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto.
Los artefactos en un proyecto son generados por los miembros del equipo del proyecto, bajo la dirección habitual del gerente de proyecto. La creación de estos artefactos se lleva a cabo a través de varios procesos y actividades dentro del ciclo de vida del proyecto, que pueden implicar la recopilación de información, la documentación de procesos, la creación de plantillas o la generación de entregables finales.
Estos se producen a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde la fase de inicio hasta la fase de cierre, y se utilizan una variedad de herramientas y tecnologías para su generación. Estas pueden abarcar software de gestión de proyectos, aplicaciones de edición de documentos y herramientas de colaboración en línea, entre otras opciones.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Un plan de gestión del proyecto es un artefacto que describe cómo se gestionará y controlará el proyecto.
- Una matriz de asignación de responsabilidades (RACI) es otro artefacto común que define los roles y responsabilidades dentro del equipo de proyecto.
- Las actas de las reuniones son artefactos que documentan los detalles y decisiones tomadas en las reuniones del equipo del proyecto.
- Un informe de estado del proyecto es un artefacto que proporciona una actualización regular sobre el progreso del proyecto.
- Un gráfico de Gantt es un artefacto visual que muestra el cronograma del proyecto, incluyendo todas las tareas y su dependencia.