El “Alcance” o “Scope”, según la guía PMBOK 6 del Project Management Institute (PMI), se refiere a la suma total de todos los productos, servicios y resultados que se espera entregar al finalizar un proyecto. Este es uno de los aspectos más cruciales de la gestión de proyectos, ya que, define lo que está incluido en el proyecto y, de manera igualmente importante, lo que no está incluido.
El alcance de un proyecto puede dividirse en dos categorías principales: el alcance del producto y el alcance del proyecto. El alcance del producto se refiere a las características y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Por otro lado, el alcance del proyecto se refiere al trabajo que se debe realizar para entregar el producto, servicio o resultado.
Es importante destacar que la definición del alcance debe ser clara, precisa y detallada. Cada elemento del alcance debe ser acordado y aprobado por todas las partes interesadas clave antes de comenzar con el trabajo del proyecto. Este paso es esencial para evitar malentendidos y expectativas no cumplidas más adelante en el proceso del proyecto.
La definición y gestión del alcance puede ser un desafío, especialmente en proyectos más grandes y complejos. Sin una definición de alcance bien definida y una gestión de alcance efectiva, es probable que el proyecto experimente desviaciones, también conocidas como “scope creep”, que pueden llevar a retrasos, costos adicionales y conflictos entre las partes interesadas.
Para gestionar el alcance de manera efectiva, los gerentes de proyecto utilizan varias herramientas y técnicas, como la declaración de alcance, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y el control del cambio de alcance. Estas herramientas ayudan a definir, documentar y controlar lo que está incluido en el proyecto y lo que no.
En resumen, el alcance del proyecto es una parte vital de la planificación del proyecto y es esencial para su éxito. Una buena gestión del alcance garantiza que todos los aspectos del proyecto están alineados con las expectativas de las partes interesadas y con los objetivos del proyecto.
El alcance de un proyecto es definido por el equipo de gestión de proyectos, a menudo en colaboración con los stakeholders del proyecto. Este proceso crítico ocurre durante la etapa de planificación del proyecto y se realiza mediante discusiones con los stakeholders, recopilación y análisis detallado de los requisitos.
Aunque la definición del alcance se establece inicialmente durante la fase de planificación, la gestión del alcance es una tarea continua que se realiza durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esta gestión constante asegura que el proyecto se mantenga dentro del alcance definido, evitando la expansión no controlada del mismo, conocida como “alcance creciente” o “scope creep”.
Para definir el alcance, se utilizan diversas herramientas y técnicas de gestión de proyectos. Estas pueden incluir la recopilación y análisis de requisitos, para entender completamente qué se espera del proyecto. Luego se crea la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS), que descompone el proyecto en componentes más manejables. También se puede hacer uso de software de gestión de proyectos, que proporciona herramientas para visualizar, rastrear y gestionar el alcance del proyecto.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- En un proyecto de construcción de una casa, el alcance puede incluir el diseño, la construcción de la estructura, la instalación de servicios públicos y la entrega de la casa terminada.
- En un proyecto de desarrollo de software, el alcance podría incluir la recopilación de requisitos, el diseño de la interfaz, la programación, las pruebas y la implementación del software.
- En un proyecto de marketing, el alcance puede abarcar la investigación de mercado, la creación de una estrategia de marketing, la producción de materiales de marketing y el análisis de la eficacia de la campaña.
- En un proyecto de evento, el alcance podría implicar la selección de la ubicación, la contratación de servicios de catering, la organización de actividades y la coordinación del día del evento.
- En un proyecto de consultoría, el alcance puede incluir el análisis de la situación actual del cliente, la formulación de recomendaciones, la implementación de cambios y la evaluación de los resultados.