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El “Alcance del Proyecto” o “Project Scope”, según la Guía PMBOK 6 del Project Management Institute (PMI), se refiere a todo el trabajo que se debe realizar para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas. En otras palabras, es la descripción detallada de lo que el proyecto va a lograr.

El alcance del proyecto es un componente crítico en la gestión de proyectos, ya que define claramente los límites del proyecto. Establece qué se incluirá en el proyecto y, a menudo de manera más importante, qué no se incluirá. Este entendimiento mutuo entre el equipo del proyecto y las partes interesadas es fundamental para mantener el control del proyecto y evitar el temido “alcance de la variación” o “scope creep”.

El alcance del proyecto se documenta en una declaración del alcance del proyecto, que es parte de la documentación clave del proyecto. Este documento esencialmente establece las metas, los objetivos y los resultados esperados del proyecto. También incluirá los entregables del proyecto, los criterios de éxito, los límites del proyecto y las suposiciones y restricciones clave.

La gestión del alcance del proyecto es un proceso que incluye la recopilación de requisitos, la definición del alcance, la creación de la estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS, por sus siglas en inglés), la verificación del alcance y el control del alcance. Cada una de estas etapas es crítica para asegurar que el alcance del proyecto esté bien definido, acordado por todas las partes interesadas, y controlado durante la vida del proyecto.

La declaración del alcance del proyecto también debe ser flexible hasta cierto punto, permitiendo cambios en el alcance que pueden surgir durante la ejecución del proyecto. Sin embargo, cualquier cambio propuesto debe pasar por un proceso de control de cambio de alcance para evaluar su impacto en el costo, el tiempo, los recursos y los riesgos del proyecto.

En resumen, el alcance del proyecto es un factor determinante en el éxito del proyecto. Define lo que se debe lograr y cómo se logrará, y proporciona un camino claro para la finalización exitosa del proyecto. Con una buena gestión del alcance del proyecto, el equipo del proyecto puede mantenerse enfocado en los objetivos del proyecto y entregar los resultados esperados.

El Gerente de Proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto y los stakeholders, es el encargado de definir y manejar el alcance del proyecto. Este proceso se realiza mediante la recopilación de requisitos, la definición del alcance y la creación de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS en inglés). La línea base del alcance, que se refiere a la versión aprobada del alcance, también se establece durante este proceso.

Esta crucial tarea se lleva a cabo en la fase inicial de planificación del proyecto y se monitorea y controla a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Esto se hace para asegurar que todo el trabajo se alinea con los objetivos del proyecto y que no se desvía hacia actividades que no contribuyen a estos objetivos.

Para desarrollar y documentar el alcance del proyecto, se utilizan varias herramientas y técnicas. Entre estas se incluyen las entrevistas, las sesiones de trabajo en grupo, el análisis de documentos y técnicas de descomposición como la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). Todo este esfuerzo conjunto permite construir un entendimiento compartido de lo que el proyecto debe entregar y cuáles son los límites dentro de los cuales se debe operar.

Algunos ejemplos son los siguientes:

  1. Un ejemplo del alcance del proyecto para la creación de un sitio web podría incluir: diseño y desarrollo del sitio web, creación de contenido, pruebas de usuario, lanzamiento y formación del personal para la gestión del sitio web.
  2. En el caso de un proyecto de construcción de una casa, el alcance podría incluir: diseño arquitectónico, obtención de permisos, construcción de la estructura de la casa, acabados interiores y exteriores, y paisajismo.
  3. Para un proyecto de implementación de un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), el alcance podría incluir: configuración del sistema, migración de datos, pruebas del sistema, capacitación a los usuarios y lanzamiento del sistema.
  4. Un ejemplo de alcance para un proyecto de investigación y desarrollo podría ser: realizar la investigación literaria, desarrollar la metodología, recoger y analizar datos, y redactar el informe final.
  5. En un proyecto de organización de un evento, el alcance podría ser: elección del lugar, planificación del programa del evento, gestión de invitados, coordinación de proveedores y gestión del día del evento.

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