El Acta de Constitución del Equipo, también conocida como Team Charter, es un componente crucial de la gestión de proyectos. Este documento tiene un papel fundamental en la definición de los lineamientos, valores, normas de comportamiento y acuerdos dentro de un equipo de proyecto. Se podría decir que es una especie de contrato social entre los miembros del equipo, que busca crear una comprensión compartida de lo que significa trabajar juntos y cómo se llevará a cabo.
Siguiendo las buenas prácticas del PMI, presentadas en la Guía del PMBOK sexta edición, la elaboración del Acta de Constitución del Equipo se realiza durante la etapa inicial de un proyecto. Es importante mencionar que este documento no es estático, sino que se revisa y actualiza de manera periódica durante todo el ciclo de vida del proyecto para adaptarse a los cambios que puedan surgir.
Una de las características más importantes del Acta de Constitución del Equipo es que establece expectativas claras sobre el comportamiento de los miembros del equipo. Esto ayuda a prevenir conflictos, malentendidos y desacuerdos que pueden surgir en el transcurso del proyecto. Por ende, el Acta de Constitución del Equipo sirve como guía para navegar a través de los desafíos y obstáculos que se pueden presentar durante el desarrollo del proyecto.
Además, el Acta de Constitución del Equipo registra acuerdos y pautas operativas del equipo. Estos acuerdos y pautas pueden estar relacionados con la toma de decisiones, la comunicación interna, la asignación de roles y responsabilidades, entre otros aspectos. Al tener estos acuerdos documentados, se facilita la coordinación y colaboración dentro del equipo, lo que a su vez contribuye a mejorar la eficiencia y eficacia del trabajo en equipo.
En lo que respecta a los valores, estos son los principios que guían las acciones y decisiones del equipo. Los valores pueden incluir aspectos como el respeto, la honestidad, la responsabilidad, la colaboración, entre otros. El hecho de tener estos valores registrados en el Acta de Constitución del Equipo ayuda a fomentar una cultura de equipo saludable y productiva.
En conclusión, el Acta de Constitución del Equipo es una herramienta poderosa para la gestión de proyectos. Al establecer expectativas claras y definir los valores, acuerdos y pautas operativas, se puede fortalecer la colaboración y mejorar el rendimiento del equipo, lo que a su vez contribuye al éxito del proyecto.
En el contexto de la gestión de proyectos, el Acta de Constitución del Equipo es una herramienta fundamental para establecer las bases del trabajo en equipo. El desarrollo de este documento es liderado por el director del proyecto, pero no es una tarea que realiza de manera aislada. Todo el contrario, requiere la participación activa de todos los miembros del equipo de proyecto.
El desarrollo del Acta de Constitución del Equipo se realiza a través de una reunión inicial en la que los miembros del equipo colaboran y discuten los valores, normas y expectativas que se registrarán en el documento. Este proceso colaborativo es esencial para garantizar que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de aportar y acordar los puntos que se incluirán en el acta. Este nivel de compromiso y consenso promueve la aceptación del Acta de Constitución del Equipo y ayuda a asegurar la cohesión y el compromiso de los miembros del equipo.
Aunque el Acta de Constitución del Equipo se realiza generalmente al inicio de un proyecto, durante la fase de planificación, es importante entender que no es un documento estático. Puede, y debe, revisarse y actualizarse en cualquier etapa del proyecto, especialmente si hay cambios significativos en el equipo del proyecto o en las circunstancias del proyecto.
El proceso de desarrollo del Acta de Constitución del Equipo se realiza con la colaboración de todos los miembros del equipo y puede basarse en las mejores prácticas y pautas sugeridas por marcos de trabajo de gestión de proyectos como el PMBOK. El empleo de estas pautas proporciona una estructura y un enfoque sistemático para el desarrollo del acta, al tiempo que permite la flexibilidad necesaria para adaptar el documento a las necesidades y circunstancias específicas del proyecto y del equipo.
Aquí se presenta un ejemplo del documento para un proyecto de desarrollo de software llamado “Proyecto Phoenix”:
- Valores del equipo: colaboración, respeto, innovación, eficiencia, responsabilidad.
- Acuerdos del equipo: Todos los miembros participarán activamente en todas las reuniones y decisiones del equipo, todas las ideas y opiniones serán valoradas y consideradas. Los conflictos serán manejados abierta y respetuosamente.
- Pautas operativas: Las reuniones comenzarán y terminarán a tiempo, los miembros del equipo se mantendrán informados sobre su progreso y cualquier problema que surja.
- Expectativas de comportamiento: Los miembros del equipo se tratarán con respeto, todos serán responsables de cumplir sus compromisos.
- Otros: Cualquier cambio en las responsabilidades del equipo se comunicará a todos los miembros del equipo y se documentará en el Acta de Constitución del Equipo.