Adelanto o “Lead”, es un término fundamental en la gestión de proyectos, que proviene de las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI), tal y como se define en la guía del PMBOK 6. El término se refiere a la cantidad de tiempo en el que una actividad sucesora puede comenzar antes de que una actividad predecesora haya terminado completamente.
Este concepto está firmemente arraigado en la disciplina de la gestión del tiempo en el proyecto y juega un papel crucial en la optimización de los esfuerzos del equipo del proyecto. Los gerentes de proyecto a menudo lo utilizan como una herramienta para coordinar eficientemente las múltiples tareas que se deben completar en un proyecto, permitiendo que ciertas actividades comiencen antes de que otras finalicen, cuando sea posible.
En la mayoría de los proyectos, varias tareas pueden estar en progreso simultáneamente, lo que significa que las actividades no siempre tienen que seguir un patrón secuencial estricto. En estos casos, el adelanto o “Lead” puede aplicarse para acelerar la entrega del proyecto, ya que ayuda a reducir el tiempo total requerido para completar el proyecto.
Es importante mencionar que este adelanto no siempre es posible en todos los proyectos o en todas las actividades dentro de un proyecto. Las posibilidades de su aplicación dependen de las características específicas de las actividades involucradas. Los gerentes de proyecto deben evaluar cuidadosamente si es posible y beneficioso aplicar un adelanto.
La utilización incorrecta de los adelantos puede causar riesgos y complicaciones al proyecto. Por ejemplo, si una actividad sucesora que depende de la salida de una actividad predecesora comienza demasiado pronto, puede haber dificultades si la actividad predecesora se retrasa o si su resultado no cumple con lo esperado.
Por último, la cantidad de adelanto o “Lead” a aplicar a una actividad en particular se debe decidir considerando una variedad de factores, como la complejidad de las actividades, la interdependencia entre ellas, los recursos disponibles y el cronograma general del proyecto. Este equilibrio es esencial para garantizar que el proyecto avance de manera efectiva y eficiente.
El administrador del proyecto o el equipo de gestión del proyecto son los responsables de identificar y planificar los adelantos durante el desarrollo del proyecto. Esto implica calcular los adelantos durante la etapa de planificación del proyecto, lo cual se hace teniendo en cuenta las relaciones de dependencia entre las actividades y el margen de adelanto posible sin comprometer las tareas.
Este proceso crucial se lleva a cabo durante la fase de planificación del proyecto. Sin embargo, también es importante destacar que el adelanto puede ser ajustado durante la fase de ejecución si las circunstancias del proyecto lo requieren. Esto significa que los adelantos no están definidos de manera rígida y pueden ser modificados para reflejar las realidades cambiantes de un proyecto, permitiendo así una mayor flexibilidad y adaptabilidad.
Para llevar a cabo este proceso, se utilizan herramientas de software de gestión de proyectos como Microsoft Project o Primavera. Estas herramientas permiten definir y gestionar los adelantos entre las actividades del proyecto, proporcionando así una visión clara de las relaciones entre las tareas y ayudando a los equipos de proyecto a planificar y ejecutar sus actividades de manera más efectiva.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- En la construcción de un edificio, la pintura de las paredes (actividad sucesora) puede empezar antes de que se haya terminado la instalación de las ventanas (actividad predecesora).
- En la creación de un libro, la revisión de los primeros capítulos (actividad sucesora) puede comenzar antes de que se hayan escrito todos los capítulos (actividad predecesora).
- En un proyecto de software, el equipo de pruebas (actividad sucesora) puede comenzar a probar algunas partes del código antes de que se haya completado toda la programación (actividad predecesora).
- En un proyecto de marketing, la creación de contenido para las redes sociales (actividad sucesora) puede comenzar antes de que se haya completado el diseño de la estrategia de marketing completa (actividad predecesora).
- En un proyecto de catering, la preparación de los postres (actividad sucesora) puede comenzar antes de que se hayan terminado de cocinar los platos principales (actividad predecesora).