Los Activos de los Procesos de la Organización (OPA) o Organizational Process Assets (OPA) son fundamentales para la gestión de proyectos según la Guía del PMBOK, sexta edición. Los OPA son una colección de planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento que son específicos para una organización en particular. Son los recursos utilizados por una organización para llevar a cabo sus operaciones de negocio y gestionar sus proyectos de manera efectiva.
Es esencial entender que los OPA no son activos físicos, sino más bien activos intangibles que reflejan la experiencia acumulada y las prácticas establecidas de una organización. En términos simples, los OPA son la sabiduría colectiva de una organización adquirida a través del tiempo. Ayudan a los equipos de proyectos a evitar la reinvención de la rueda al proporcionar acceso a conocimientos y experiencias anteriores, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y efectividad.
Los OPA se pueden dividir en dos categorías principales: los activos centrados en procesos y los activos centrados en conocimientos. Los activos centrados en procesos incluyen los procedimientos formales y las políticas establecidas de una organización, así como los planes y procesos utilizados en proyectos anteriores. Los activos centrados en conocimientos, por otro lado, son las bases de conocimiento de una organización y pueden incluir datos históricos de proyectos, lecciones aprendidas, resultados de auditorías de proyectos y otras formas de conocimiento organizacional.
Es importante destacar que los OPA no son estáticos, sino que evolucionan y crecen con el tiempo a medida que la organización realiza más proyectos y adquiere más experiencia. Este proceso de crecimiento y evolución es a menudo facilitado por un enfoque sistemático para capturar y compartir el conocimiento de los proyectos, conocido como gestión del conocimiento.
Una gestión efectiva de los OPA puede proporcionar a los equipos de proyectos una ventaja significativa. Pueden ayudar a los equipos a evitar errores pasados, identificar mejores prácticas, adaptarse a los cambios de manera más efectiva y, en general, mejorar la calidad y el éxito de los proyectos. Sin embargo, también es importante reconocer que los OPA son sólo una herramienta. Como cualquier herramienta, su eficacia depende de cómo se utilicen.
En conclusión, los OPA son un componente vital de la gestión de proyectos y juegan un papel importante en la forma en que una organización lleva a cabo sus operaciones y gestiona sus proyectos. Proporcionan un medio para que las organizaciones aprendan de su pasado, mejoren sus procesos y, en última instancia, sean más exitosas en sus esfuerzos de gestión de proyectos.
Los Activos de los Procesos de la Organización u OPA por sus siglas en inglés (Organizational Process Assets), son elementos fundamentales en la gestión de proyectos. Son utilizados y mantenidos por los gestores de proyectos en colaboración con los equipos de proyecto, y consisten en la documentación acumulada de experiencias anteriores, procedimientos, políticas, lecciones aprendidas y otros aspectos relevantes.
La creación y actualización de los Activos de los Procesos de la Organización se llevan a cabo mediante los esfuerzos combinados del equipo de proyecto. A medida que se avanza en el ciclo de vida del proyecto, se documentan y se actualizan los procedimientos, las políticas, las lecciones aprendidas y otros aspectos relevantes. Esto no sólo asegura que el conocimiento adquirido durante el proyecto se conserve y se utilice en el futuro, sino que también mejora la eficiencia y la efectividad de la gestión de proyectos en la organización.
Los OPA se utilizan durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde la planificación inicial hasta el cierre del proyecto. Esta constante interacción con los Activos de los Procesos de la Organización asegura que la información y las lecciones aprendidas se incorporan en cada fase del proyecto, mejorando así la toma de decisiones y el rendimiento del proyecto.
Los OPA se elaboran y mantienen utilizando diversas herramientas y tecnologías de gestión de proyectos. Estas pueden variar en función de las prácticas y las políticas específicas de la organización, pero todas tienen como objetivo mejorar la eficiencia y la eficacia de los proyectos, y permitir una mejor captura, gestión y utilización del conocimiento organizacional.
Algunos ejemplos son los siguientes:
- Base de conocimientos de lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
- Documentación de procesos y procedimientos estándar de la empresa.
- Plantillas y formatos estándar para los planes de proyecto.
- Archivo histórico de los proyectos previamente ejecutados.
- Directrices y políticas organizacionales que rigen la gestión de proyectos.